Emel HR baru masuk. Polisi tuntutan perjalanan dah berubah. Lampiran pula 10 muka surat.
Bos mungkin tanya nanti: “Dah baca?”
Anda buka AI dan taip, “Ringkaskan dokumen ini.”
Jawapan keluar dengan cepat, tapi lepas baca, anda masih tertanya-tanya:
Jadi, tuntutan aku kena buat macam mana?
Di sinilah arahan yang lebih jelas membantu.
1. Beritahu AI apa yang anda nak tahu
Kalau arahan terlalu umum, ringkasannya pun umum. Beritahu AI kerja anda dan maklumat yang diperlukan.
Cuba taip:
“Saya staf jualan yang selalu bekerja di luar kawasan. Ringkaskan polisi ini dalam lima isi penting.
Berapa kadar yang boleh dituntut, apa syaratnya dan dokumen apa yang perlu dihantar?”
Sekarang, AI ada fokus untuk menyusun jawapan.
2. Dah dapat ringkasan? Tanya tiga perkara ini
Apa yang berubah?
“Bandingkan polisi lama dan baharu. Apa perubahan yang memberi kesan kepada tuntutan saya?”
Berikan kedua-dua versi dokumen untuk perbandingan. Kalau hanya ada versi baharu, minta AI nyatakan perubahan yang disebut dalam dokumen itu sahaja.
Apa yang saya kena buat?
“Susun langkah menghantar tuntutan, dari mula sampai selesai.”
Bila kena hantar?
“Senaraikan tarikh kuat kuasa dan tarikh akhir tuntutan.”
Istilah pun tak perlu dibiarkan jadi teka-teki. Tanya sahaja:
“Elaun per diem tu apa? Terangkan dalam bahasa mudah.”
3. Jawapan nampak yakin? Semak juga
Satu angka salah, jumlah tuntutan boleh berubah. Satu syarat tertinggal, permohonan boleh ditolak.
Minta AI tunjuk rujukan:
“Kadar ini ada di muka surat atau seksyen mana?”
Kemudian buka bahagian itu dalam dokumen asal. Semak kadar, tarikh dan syarat, terutama jika PDF diimbas atau mengandungi jadual.
Sebelum memuat naik dokumen, semak polisi syarikat juga. Gunakan aplikasi yang dibenarkan.
Jangan masukkan dokumen sulit, nombor IC atau maklumat gaji staf tanpa kebenaran.
Nak cuba? Copy arahan ini
“Ringkaskan dokumen ini dalam lima isi penting menggunakan bahasa mudah. Nyatakan apa yang saya perlu tahu, tindakan yang perlu dibuat dan tarikh penting. Sertakan rujukan muka surat atau seksyen. Jika maklumat tiada atau tidak jelas, nyatakan. Jangan meneka.”
Biar AI bantu cari isi. Yang penting ingat, jangan lupa double check untuk pastikan fakta tepat.