Minggu pertama bekerja, bos minta anda catat minit mesyuarat.

Semua orang bercakap laju, topik bertukar-tukar dan anda cuma sempat menulis nota ringkas.

ChatGPT boleh membantu anda boleh menyusun nota itu menjadi draf minit mesyuarat yang lebih kemas.

Anda cuma perlu menyediakan catatan yang jelas, kemudian menyemak hasilnya sebelum dikongsi dengan pasukan.

Langkah 1: Catat perkara penting

Anda tidak perlu menulis setiap perkataan atau menggunakan ayat penuh.

Fokus pada empat perkara:

  • Topik yang dibincangkan
  • Keputusan yang dipersetujui
  • Siapa perlu melakukan tugasan dan tarikh akhirnya.

Contohnya, “Aina — reka poster — 2 Oktober” sudah cukup sebagai nota ringkas.

Jika sesuatu perkara belum diputuskan, tandakan sebagai “perlu disahkan”.

Catat juga tarikh mesyuarat dan nama peserta.

Seboleh-bolehnya, gunakan tarikh khusus supaya catatan seperti “Jumaat ini” atau “Rabu depan” tidak mengelirukan.

Langkah 2: Tampal nota bersama prompt

Selepas mesyuarat, buka ChatGPT dan tampal arahan berikut bersama nota anda:

Turn my rough notes into clear, concise meeting minutes in Bahasa Melayu. Include the meeting details, a three-sentence summary, decisions made, and action items with the person responsible and deadline.

Use only the information in my notes. Do not invent details or treat suggestions as confirmed decisions. Mark missing information as “Belum dinyatakan” and list anything that needs clarification.

Write in plain text without tables.

Here are my notes: [paste your notes here].

Prompt ini meminta ChatGPT menyusun maklumat tanpa menambah butiran yang tiada.

Namun, anda tetap perlu memastikan hasilnya sepadan dengan nota asal.

Contoh sebelum dan selepas

Nota kasar anda mungkin berbunyi begini:

“28 Sept 2026, mesyuarat pemasaran.

Hadir: Encik Faiz, Aina, Daniel, saya. Pelancaran produk baharu disahkan 15 Okt.

Bajet iklan FB RM3k, Faiz luluskan. Aina — reka poster — 2 Okt.

Daniel — senaraikan tiga calon influencer — 7 Okt.

Saya — draf kapsyen IG, tarikh akhir belum ditetapkan. Mesyuarat seterusnya 6 Okt.”

Selepas disusun, draf minit boleh ditulis seperti berikut:

Maklumat mesyuarat

Mesyuarat pemasaran diadakan pada 28 September 2026 dan dihadiri oleh Encik Faiz, Aina, Daniel serta [nama anda].

Ringkasan

Pasukan membincangkan persediaan pelancaran produk baharu pada 15 Oktober 2026. Encik Faiz meluluskan bajet iklan Facebook sebanyak RM3,000. Tugasan dibahagikan untuk penyediaan poster, senarai calon pempengaruh dan kapsyen Instagram.

Keputusan

Pelancaran produk ditetapkan pada 15 Oktober 2026. Bajet iklan Facebook sebanyak RM3,000 diluluskan oleh Encik Faiz.

Tugasan

Aina perlu menyiapkan reka bentuk poster selewat-lewatnya pada 2 Oktober. Daniel perlu menyenaraikan tiga calon pempengaruh selewat-lewatnya pada 7 Oktober. [Nama anda] akan menyediakan draf kapsyen Instagram, tetapi tarikh akhirnya belum dinyatakan.

Mesyuarat seterusnya

6 Oktober 2026.

Perlu disahkan

Tarikh akhir penyediaan draf kapsyen Instagram.

Perhatikan bahagian “belum dinyatakan”. Jika maklumat tiada dalam nota, sahkan dengan pasukan sebelum menghantar minit.

Angka bajet dalam contoh ini ialah rekaan. Untuk nota sebenar, ikut polisi syarikat tentang perkongsian maklumat dalaman.

Langkah 3: Kemaskan dan semak

Jika draf terlalu panjang, beri arahan susulan:

“Make it shorter without removing any decisions, action items or deadlines.”

Untuk mengenal pasti maklumat yang belum lengkap, gunakan:

“List the details I need to confirm with my manager.”

Sebelum berkongsi, semak nama, angka, tarikh dan penanggungjawab.

Pastikan cadangan tidak tersalah ditulis sebagai keputusan, dan setiap tugasan diberikan kepada orang yang betul.

Selepas draf disemak, anda boleh meminta ChatGPT menyediakan emel ringkas:

“Write a short email in Bahasa Melayu to share these meeting minutes with the team. Highlight the action items and deadlines, and ask everyone to flag any corrections.”

Sebelum tekan hantar

Semak polisi syarikat sebelum memasukkan nota ke dalam ChatGPT.

Jangan kongsi maklumat sulit atau data peribadi tanpa kebenaran. Jika perlu, gantikan butiran sensitif dengan label seperti “[nama klien]”.

Kongsi minit secepat mungkin mengikut amalan pasukan.

Jika sesuai, sasarkan penghantaran dalam masa 24 jam supaya perbincangan masih segar dalam ingatan.

Minit mesyuarat yang baik tidak perlu panjang.

Yang penting, semua orang jelas tentang apa yang diputuskan, siapa perlu bertindak dan bila tugasan perlu siap.

ChatGPT membantu menyusun nota anda dan memastikan catatannya tepat.